Multi angajati transpira atunci cand vine vorba despre evaluarea anuala privind performanta la serviciu, insa astfel de oportunitati de feedback sunt necesare pentru imbunatatirea locului de munca si pentru a face progrese in ceea ce priveste obiectivele personale si profesionale. Evaluarile performantei, desi uneori sunt deranjante pentru angajati si chiar pentru sefi, pot fi instrumente utile atunci cand sunt utilizate corect.
Vei regasi mai jos cateva ponturi care sa te ajute pe tine si echipa ta sa obtineti maximul din aceste evaluari si poate chiar sa va fie mai putin teama de ele data viitoare.
Care este scopul unei evaluari a performantei angajatului
O evaluare a performantei angajatilor reprezinta o oportunitate unica de a construi relatii de incredere si de a purta discutii detaliate cu angajati cu care poate ca nu interactionezi in mod obisnuit. In aceste discutii, poti sta de vorba cu oamenii despre performanta lor la locul de munca, ideile si ezitarile pe care le au, precum si multe alte subiecte, pentru a obtine o idee asupra modului in care merg lucrurile pentru angajatul respectiv, ca si pentru departamentul in care lucreaza. Retine ca nu este vorba despre o intalnire avand ca scop remedierea comportamentului unui angajat problematic, pentru ca natura continua a unei probleme anume nu poate fi rezolvata printr-o evaluare unica a angajatului.
Angajatorii folosesc in general evaluarile de performanta:
- Pentru a avea un feedback detaliat cu privire la performanta unui angajat.
- Pentru a compara performanta actuala a postului cu performanta istorica.
- Pentru a revedea obiectivele anuale ale angajatului si a constata daca acestea au fost sau nu atinse.
- Pentru a asculta feedback-ul angajatului cu privire la manageri si la companie in ansamblu.
- Pentru a discuta despre punctele forte si punctele slabe ale angajatilor si pentru a propune imbunatatiri.
- Pentru a lua decizii referitoare la concedieri, mariri de salariu si/sau promovari.
- Pentru a promova relatii mai puternice intre angajat si membrii echipei sau manageri.
Ce se va discuta in cadrul unei evaluari a performantei
Niciodata nu exista doua evaluari identice ale performantei; fiecare persoana are nevoi unice, astfel incat subiectele conversatiei vor depinde de angajatul pe care il ai in fata.
Cu toate acestea, exista cateva elemente generale pe care ar trebui sa le discuti in evaluarea anuala a fiecarui angajat. Acestea includ:
- Realizarile persoanei respective pe tot parcursul anului.
- Orice date utilizate pentru urmarirea si masurarea performantei angajatului.
- Comportamentul angajatului la locul de munca, indiferent daca este bun sau rau.
- Satisfactia sa fata de companie si pozitia actuala.
- Obiectivele si ambitiile individuale legate de viitor.
- Orice feedback pe care angajatul il poate oferi managerilor sau companiei.
- Moduri in care iti poti ajuta angajatul.
De cele mai multe ori e bine sa incerci sa lasi angajatul sa conduca discutia, astfel incat aceasta sa ajunga acolo unde trebuie sa ajunga. Desi poate parea contraproductiv sa discuti viata personala a unui angajat, o astfel de perspectiva poate explica de ce un angajat care se straduieste a avut totusi performante slabe. In plus, in acest fel vei putea propune mai usor solutii pentru problemele ce tin de performanta angajatului.
Cum te pregatesti pentru evaluarea anuala a unui angajat
Ia-ti suficient timp pentru a te pregati in vederea unei evaluari anuale, astfel incat aceasta sa fie cat mai productiva cu putinta. In primul rand, pregateste o autoevaluare pe care angajatii sa o completeze in prealabil si prin care sa isi acorde un rating initial de performanta. In calitate de manager, nu poti fi intotdeauna implicat in sarcinile de zi cu zi ale fiecarui angajat, ceea ce poate insemna ca un angajat are realizari si victorii de care nici macar nu stiai.
In afara de autoevaluare, creaza o lista de intrebari pe care sa le adresezi angajatului respectiv, indiferent daca acestea sunt intrebari care continua o evaluare anterioara, sau intrebari generale despre nivelul sau de satisfactie in cadrul companiei. Daca nu ai contact direct cu angajatul, stai de vorba cu managerul, pentru a afla cum stau lucrurile din punctul sau de vedere. In acest fel vei avea cateva puncte de discutie si intrebari excelente pentru a conduce conversatia.
Tot ca parte a pregatirii, va fi util sa arunci o privire asupra unei parti a muncii recente a angajatului; este intotdeauna mai usor pentru oameni sa vorbeasca despre o activitate pe care o au proaspata in minte, iar cea mai recenta activitate va reflecta in mod cert modul in care se descurca angajatul in acest moment.
In final, aloca ceva timp pentru a pune pe hartie ce anume a facut bine angajatul. Noteaza cateva critici constructive, impreuna cu idei de imbunatatire si acorda un timp suficient discutiilor despre viitor. Evaluarea trecutului este o modalitate de a incuraja invatarea, dar poti realiza mult mai mult concentrandu-te pe obiective si planuri care iti vor garanta ca angajatul se descurca bine in continuare.
Categorii de performanta pe care ar trebui sa le evaluezi
Indiferent de domeniu, majoritatea evaluarilor angajatilor includ evaluarea urmatoarelor abilitati:
- Comunicare;
- Colaborare si munca in echipa;-
- Rezolvarea problemelor;
- Calitatea si acuratetea muncii;
- Prezenta, punctualitate si fiabilitate;
- Capacitatea de a atinge obiective si de a respecta termene limita.
O evaluare ar trebui sa includa, de asemenea, orice competente specifice companiei sau postului ocupat, precum si realizarile si contributiile angajatului la jobul sau la compania in care lucreaza.
Dupa abordarea zonelor esentiale ale evaluarii, va trebui sa evaluezi si sa cantaresti fiecare din aceste categorii pentru a obtine o imagine a performantei generale a angajatului.
Modul in care organizezi aceste informatii depinde de tine si de nevoile companiei.
Unele firme utilizeaza un sistem de notare de la A la F, punctaje numerice sau procente, in timp ce altele utilizeaza descrieri detaliate. Indiferent de sistemul folosit, asigura-te ca este obiectiv si usor de inteles.
9 ponturi pentru o evaluare de succes a angajatului
1. Pregateste un formular consistent de evaluare
Succesul analizei de performanta depinde de pregatirea managerului si a angajatului, precum si de structura intalnirii in sine. Un format de analiza a angajatilor bine gandit poate garanta ca ambele parti sunt pregatite si ca respecta ordinea de zi fara a divaga si a pierde timp pretios. Un model cu spatiu pentru notite, de asemenea, va facilita transmiterea notelor de intalnire catre cei absenti si va permite o evidenta mai eficienta si un punct de pornire pentru review-urilor viitoare.
2. Solicita feedback din partea angajatului
Angajatorii fac tot timpul greseala de a vorbi fara a permite angajatului sa raspunda sau sa-si impartaseasca gandurile de-a lungul discutiei. Atunci cand asculti, nu castigi doar respect din partea persoanei cu care stai de vorba, ci castigi si mai multe informatii despre cel din fata ta si inchei evaluarea simtind ca iti cunosti mai bine angajatul.
Evaluarile sunt mai productive atunci cand ceri un feedback sub forma unui raport, a unui brainstorming sau sub forma de discutii deschise, permitand persoanei sa-ti impartaseasca orice isi doreste.
3. Pune intrebari in beneficiul angajatului
In calitate de manager, unul dintre obiectivele principale intr-o analiza a performantei unui angajat ar trebui sa fie sa il ajuti pe acesta sa devina mai bun si sa-si imbunatateasca viata la locul de munca. Daca vrei sa reusesti in aceste demersuri, trebuie sa pui intrebarile corecte si sa iti faci angajatul sa simta ca iti pasa de el. Iata cateva modalitati de a sparge gheata si de a da tonul unei intalniri constructive.
- Ce mai faci? (O intrebare evidenta care, in mod surprinzator, este adresata foarte rar).
- Ce pot face pentru a te ajuta sa te bucuri mai mult de slujba ta?
- Simti ca ai suficient sprijin pentru a-ti face bine treaba?
- Care sunt punctele tale forte, dar pe care simti ca le folosim insuficient in companie?
- Care este partea preferata si cea mai putin placuta a muncii tale?
- Cum preferi sa primesti feedback?
- Ce te motiveaza sa iti faci treaba foarte bine?
4. Utilizeaza optiunile de urmarire a performantei
Daca dispui de un software HR, probabil ca ai acces la optiunile de urmarire a performantei. Aceasta caracteristica utila iti poate permite fie tie, fie managerilor sau specialistilor in resurse umane sa atasati note la fisierele angajatilor cu privire la performanta, probleme de prezenta, orice feedback primit si KPI-uri relevante (indicatori esentiali de performanta).
Atasarea acestor informatii la fisierele angajatilor din baza de date te poate ajuta sa generezi evaluari mai precise.
5. Planifica si programeaza sedintele de evaluare a performantei angajatului
Intalnirile in vederea analizei performantelor sunt organizate adesea din scurt, in ultima secunda. Este important sa iti informezi angajatii cu privire la momentul in care va avea loc intalnirea cu ei si ce anume va presupune intalnirea. In acest mod vei reusi sa reduci anxietatea asociata evaluarii si vei mari nivelul de eficienta al intalnirii.
6. Nu tine predici – poarta o conversatie
O sedinta de evaluare a performantei iti ofera o oportunitate excelenta de a afla care sunt obiectivele angajatilor tai, ideile si frustrarile. In unele cazuri, poti obtine informatii cu privire la modul in care ar trebui sa arate planul de dezvoltare pentru angajati; in alte cazuri, poti afla informatii valoroase care te pot ajuta sa imbunatatesti functionarea companiei. Fa-ti timp sa asculti si sa stai de vorba.
7. Creaza planuri de actiune
Crearea unui plan de actiune bazat pe evaluarea performantei este o modalitate de a muta focusul unei intalniri de performanta dinspre trecut catre prezent si viitor. Un plan de actiune bun va lua in considerare elementele evaluarii performantei si va specifica date clare pentru diferite obiective.
Ar trebui create planuri de actiune pentru angajati, ca si pentru managerii care fac evaluarile. Obiectivele managerului pot include discutiile pe mai departe cu angajatii cu privire la obiectivele acestora, precum si abordarea diferitelor probleme operationale pe care angajatii le-au mentionat.
8. Continua discutiile
Atunci cand uiti sa urmaresti pe mai departe elementele discutate in timpul intalnirilor, reduci imediat eficacitatea evaluarilor de performanta. Este usor sa te lasi prins de operatiunile zilnice si sa ratezi termenele de urmarire, asa ca pune-ti alerte cu ajutorul software-ului HR sau prin alte mijloace, pentru a te asigura ca nu uiti vreo data importanta. Urmarirea obiectivelor si a altor probleme te va ajuta sa te asiguri ca toata lumea ia in serios evaluarile.
In general, evaluarile de performanta nu au nevoie de reforme capitale. Modificarile simple, vor contribui la cresterea eficientei evaluarilor, iar toata lumea va fi mai optimista cu privire la procesul in sine.
Discutarea in mod regulat a performantei angajatilor, in conditii mai informale, va contribui si la reducerea temerilor pe care le poate naste o evaluare, deoarece angajatii stiu exact la ce anume trebuie sa se astepte.
Surse: https://www.hrpayrollsystems.net/tips-for-conducting-employee-performance-reviews/
